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仕事をタスク管理する重要性とメリットとは?失敗しないための5つのコツを紹介

仕事をする上でタスク管理を行うことは非常に重要な事です。

 

今回はタスク管理をすることの重要性やメリット、失敗しない為のコツについてご紹介したいと思います。

 

仕事のタスク管理はなぜ重要か

仕事をする上でなぜタスク管理は重要なのでしょうか?

 

それについて3つの理由を挙げたいと思います。

 

・決められた期日にやるべき仕事を終わらせるため

・作業の漏れを無くすため

・作業効率や生産性を計るため

 

決められた期限にやるべき仕事を終わらせるため

仕事には必ず期限が存在し、タスク管理をするという事はやるべき仕事を細分化し、時間配分をするという事です。

 

システム開発を例に挙げると、一つのシステムを作るためには要件定義や設計、開発、テスト、リリースなどの作業が発生します。

 

タスク管理はこれらのやるべき作業を全て洗い出し、担当や時間配分を行うことで、いつまでに誰が何を終わらせるべきかを明確にする事ができます。

 

また、決められた時間配分に対して作業実績値を記録することで進捗が可視化できるようになり、早い段階で人員の調整やスケジュールの調整が可能になります。

作業の漏れを無くすため

タスク管理を行う為には仕事を終わらせる為に必要な作業を全て洗い出す必要があります。

 

逆に言うと洗い出したタスクが全て完了した時点で「その仕事は完了した」と言えます。

 

このように、仕事を終わらせる為の作業を全て洗い出し、管理することで作業の漏れを無くすことが可能となります。

スケジュール管理や生産性を計るため

タスクを全て洗い出し、時間配分を行ったあと、タスクに対する作業実績値や進捗を管理することでスケジュールの早遅や生産性を計ることができます。

 

こうすることで、早い段階で進捗遅れを察知し、対策と対応が可能になります。

 

また、生産性を管理する事は作業する担当者に対してサボりの抑止力にもなり、作業者の苦手タスクを知る材料にもなるのです(例えばAさんはプログラムは早いがドキュメントの作成はいつも遅れが出るなど)

仕事をタスク管理するメリット

仕事をタスク管理するメリットには

 

・顧客の信用を得られる

・目に見えない事による不安が無くなる

 

などがあります。

顧客の信用を得られる

顧客は依頼した仕事の何がどこまで進んでいて、やってもらっている事に漏れは無いか?など不安に感じることがあります。

 

全体の進捗率だけを伝えていたのではこれらが明確になりません。

 

仕事のタスクを管理し、いつでも現在の状況や進捗を報告できる体制を整えることで、顧客は安心感を得られ、それが顧客満足にも繋がります。

目に見えない事による不安が無くなる

やるべき事をタスクとして全て洗い出し、スケジュール化することでいつまでに何をやるかが明確になります。

 

それにより期日までに間に合うかどうかという不安や作業のやり漏れが無いかなどの不安が無くなり、精神衛生上健全に仕事をすることが出来ます。

 

例え作業に遅れが発生したとしても早い段階で対策を立てることが出来ます。

 

タスク管理を成功させる5つのコツ

タスク管理を成功させるための5つのコツを紹介します。

 

以下の5つのコツを守ってタスク管理をすることで、大きな失敗を防ぐことが出来ます。

 

・やるべき事を全てリストアップする

・タスクの優先順位と期限、担当者を決める

・設定したタスクに対する進捗管理を行う

・遅延や問題が発生した場合は人員の調整や対策を立てる

・アナログでは無く、ツールでタスク管理する。

 

やるべき事を全てリストアップする

タスクの優先順位と期限、担当者を決める

設定したタスクに対する進捗管理を行う

遅延や問題が発生した場合は人員の調整や対策を立てる

アナログでは無く、ツールでタスク管理する。

まとめ

タスク管理にはやるべき事を決められた期日に終わらせる、作業の漏れを無くす、作業効率や生産性を計ると言った重要な役割があります。

 

これらを目に見える形で管理することで、顧客からの信頼や作業するメンバーの精神衛生を健全に保つことが出来ます。

 

タスク管理を成功させる為のコツとしては、

 

・やるべき事を全てリストアップする

・タスクの優先順位と期限、担当者を決める

・設定したタスクに対する進捗管理を行う

・遅延や問題が発生した場合は人員の調整や対策を立てる

・アナログでは無く、ツールでタスク管理する。

 

です。

 

タスク管理が上手く出来ないという方やこれからタスク管理を始める方へ少しでも参考になればと思います!

 

 

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